Υποχρεώσεις υπευθύνων επεξεργασίας

Ενημέρωση των καλούντων ή κληθέντων υποκειμένων των δεδομένων για την καταγραφή των τηλεφωνικών συνδιαλέξεων

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ενημερώνει προηγουμένως τα υποκείμενα των δεδομένων (του καλούντες ή κληθέντες από αυτόν) για το γεγονός ότι η κλήση τους θα καταγραφεί καθώς και για τον σκοπό της καταγραφής αυτής. Η απαιτούμενη από τον νόμο ενημέρωση μπορεί να διενεργηθεί και με ηχογραφημένη ειδοποίηση πριν από την έναρξη της τηλεφωνικής συνδιάλεξης που πρόκειται να καταγραφεί. Το ηχογραφημένο ενημερωτικό μήνυμα πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στον σκοπό για τον οποίο πραγματοποιείται η καταγραφή και να ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα (βλ. απόφαση 71/2017). Για παράδειγμα, ενημερωτικό μήνυμα στο οποίο αναφέρεται ως σκοπός της καταγραφής η «ασφάλεια των συναλλαγών» ή η «ποιοτική εξυπηρέτηση» δεν κρίνεται κατάλληλο καθώς οι εν λόγω σκοποί δεν προσδιορίζονται επαρκώς και δεν περιλαμβάνονται στους σκοπούς για τους οποίους επιτρέπεται η καταγραφή βάσει του άρθρου 4 παρ. 3 του ν. 3471/2006.

Επίσης, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση ενημέρωσης σχετικά με όλες τις πληροφορίες που αφορούν την επεξεργασία δεδομένων για τον σκοπό της καταγραφής (όπως αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών, χρονικό διάστημα τήρησης κ.λπ.) με κάθε πρόσφορο τρόπο (βλ. Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη διαφάνεια βάσει του Κανονισμού 2016/679), όπως στον διαδικτυακό τόπο της εταιρείας ή/και σε έντυπα ώστε να πληρούνται οι προϋποθέσεις του άρθρου 13 του ΓΚΠΔ. Για παράδειγμα, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να ενημερώνει με τρόπο πρόσφορο και σαφή το υποκείμενο των δεδομένων ότι σε περίπτωση αμφισβήτησης του περιεχομένου του απομαγνητοφωνημένου κειμένου δύναται να έχει πρόσβαση στο ηχητικό αρχείο (βλ. απόφαση 102/2017). Η σχετική ενημέρωση θα μπορούσε να περιληφθεί στο κείμενο της αίτησης που συμπληρώνει το υποκείμενο για να ζητήσει πρόσβαση στην καταγεγραμμένη συνομιλία, καθώς και στο διαβιβαστικό έγγραφο με το οποίο λαμβάνει το απομαγνητοφωνημένο κείμενο.

 

Ενημέρωση των εργαζομένων για την καταγραφή των τηλεφωνικών συνδιαλέξεων

Πριν από την έναρξη ηχογράφησης των τηλεφωνικών συνδιαλέξεων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας πρέπει να έχει προηγηθεί ενημέρωση των εργαζομένων στην οποία α) να αναφέρεται αναλυτικά ο σκοπός της ηχογράφησης/μαγνητοφώνησης, β) να βεβαιώνεται ότι οι συνδιαλέξεις δεν θα χρησιμοποιηθούν σε καμία περίπτωση για την αξιολόγηση της αποδοτικότητας και συμπεριφοράς των εργαζομένων (βλ. οδηγία της Αρχής 115/2001) και γ) να αναφέρονται τα δικαιώματα πρόσβασής τους στα σχετικά στοιχεία και προβολής αντιρρήσεών τους για την επεξεργασία δεδομένων που τους αφορούν. Πρέπει επίσης να έχουν διατεθεί προσιτά στους υπαλλήλους τηλεπικοινωνιακά μέσα για τις προσωπικές τους επικοινωνίες, τα οποία δεν ελέγχονται ούτε παρακολουθούνται.

 

Ικανοποίηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ικανοποιεί, καταρχήν, δωρεάν τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων (για περισσότερες πληροφορίες στην ενότητα «Υποχρεώσεις του ΥΕ ως προς την ικανοποίηση των δικαιωμάτων»), χωρίς καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος (άρθρο 12 παρ. 3 του ΓΚΠΔ). Ο χρόνος μπορεί να παραταθεί κατά δύο μήνες (π.χ. λόγω πολυπλοκότητας του αιτήματος ή/και μεγάλου αριθμού αιτημάτων), οπότε και ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ενημερώσει σχετικά τον αιτούντα (και για τους λόγους καθυστέρησης). Εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν ενεργήσει εντός μηνός, ενημερώνει σχετικά τον αιτούντα για τους λόγους για τους οποίους δεν ενήργησε, καθώς και για τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή και άσκηση δικαστικής προσφυγής (άρθρο 12 παρ. 4 του ΓΚΠΔ).

 

Ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης σε δεδομένα καταγεγραμμένων συνομιλιών

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ικανοποιεί με προσήκοντα τρόπο το δικαίωμα πρόσβασης των υποκειμένων των δεδομένων (άρθρο 15 του ΓΚΠΔ) σε δεδομένα καταγεγραμμένων συνομιλιών παρέχοντας πρόσβαση σε όλες τις ζητηθείσες συνομιλίες με πληρότητα και ορθότητα (βλ. αποφάσεις 32/2017, 33/2017, 71/2017, 89/2017). Εφόσον ζητηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση να χορηγεί αντίγραφο της καταγεγραμμένης συνομιλίας που αφορά το υποκείμενο των δεδομένων.

Σε σχέση με το ως άνω δικαίωμα, η Αρχή έκρινε ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να γνωστοποιεί στα στελέχη και το προσωπικό του, μέσω των θεσπισμένων εσωτερικής φύσεως κανόνων και διαδικασιών σχετικά με την καταγραφή και την ανάκτηση ηχογραφημένων συνομιλιών, την ικανοποίηση αυτοτελώς του δικαιώματος πρόσβασης των υποκειμένων στα δεδομένα των καταγεγραμμένων συνομιλιών τους, ιδίως εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας και χωρίς να απαιτείται επίκληση ειδικότερων λόγων για την άσκηση του δικαιώματος αυτού (βλ. αποφάσεις 32/2017 και 33/2017). Επίσης, έκρινε ότι η δυνατότητα άσκησης του δικαιώματος πρόσβασης του υποκειμένου σε καταγεγραμμένες συνομιλίες που αφορούν την πελατειακή του σχέση πρέπει να μπορεί να καταστεί εφικτή με αναφορά μόνο στα στοιχεία ταυτοποίησης του υποκειμένου και στους τηλεφωνικούς αριθμούς που αφορούν οι συμβάσεις (βλ. απόφαση 71/2017).

Ακόμα, η Αρχή έκρινε ότι, εφόσον τα δεδομένα καταγεγραμμένης συνομιλίας τηρούνται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας σε ηχητικό ηλεκτρονικό αρχείο, θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα πρόσβασης του υποκειμένου σε αυτό στην περίπτωση αμφισβήτησης του περιεχομένου της απομαγνητοφώνησης, ώστε να υπάρχει βεβαιότητα ότι έχει αποτυπωθεί με ακρίβεια η τηλεφωνική συνομιλία και άρα έχει ικανοποιηθεί σωστά το δικαίωμα πρόσβασης (βλ. απόφαση 102/2017).

 

Χρονικό διάστημα τήρησης ηχογραφημένων συνδιαλέξεων

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να τηρεί τις μαγνητοφωνήσεις και τα ηλεκτρονικά αρχεία αυτών μόνο για το χρονικό διάστημα το οποίο θεωρείται ως απολύτως απαραίτητο για τον συγκεκριμένο σκοπό της καταγραφής των τηλεφωνικών συνδιαλέξεων. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να προσδιορίσει το χρονικό αυτό διάστημα ή, όταν αυτό είναι αδύνατο, τα κριτήρια που καθορίζουν το εν λόγω χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, το χρονικό διάστημα μπορεί να προκύπτει ως υποχρέωση από διάταξη νόμου ή με εκτίμηση του υπευθύνου για το αναγκαίο διάστημα με βάση την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων.