Επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο της καταγραφής

Επιτρεπτοί σκοποί καταγραφής τηλεφωνικών συνδιαλέξεων

Η καταγραφή των τηλεφωνικών συνδιαλέξεων κρίθηκε νόμιμη για την παραγγελία προϊόντων, υπηρεσιών, καθώς και για αιτήματα συνδρομητών και θέματα λογαριασμών των συνδρομητών κινητής τηλεφωνίας. Αντιθέτως, αίτημα για καταγραφή κλήσεων πελατών με απειλητικό περιεχόμενο κρίθηκε ότι δεν εμπίπτει στη διάταξη του άρθρου 4 παρ. 3 του ν. 3471/2006 και επίσης ότι υπερβαίνει την αρχή της αναλογικότητας αφού για την υλοποίησή του θα έπρεπε να καταγράφονται όλες ανεξαιρέτως οι κλήσεις. Αναλόγως κρίθηκε αίτημα για δειγματοληπτική καταγραφή κλήσεων με σκοπό την εκπαίδευση του προσωπικού που απαντά στις κλήσεις διότι δεν δόθηκαν εγγυήσεις για τον δειγματοληπτικό χαρακτήρα της επεξεργασίας και για την προστασία των εργαζομένων από μια συνεχή παρακολούθηση της συμπεριφοράς τους. Ακόμα, η Αρχή έκρινε ότι η καταγραφή τηλεφωνικών συνδιαλέξεων για τον σκοπό της ασφαλούς και ποιοτικής εξυπηρέτησης των πελατών δεν εμπίπτει πλήρως στην εξαίρεση του άρθρου 4 παρ. 3 του ν. 3471/2006, και για τον λόγο αυτό δεν είναι επιτρεπτή.

 

Προϋποθέσεις νόμιμης καταγραφής τηλεφωνικών συνδιαλέξεων από δημόσιο φορέα

Η καταγραφή τηλεφωνικών συνδιαλέξεων από δημόσιο φορέα, όπως κάθε διοικητική ενέργεια, πρέπει να πραγματοποιείται στο πλαίσιο του κράτους δικαίου και της αρχής της νομιμότητας. Επιπλέον, ο σκοπός της κάθε επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να είναι σαφής, νόμιμος και να προβλέπεται από νομοθετική διάταξη. Ειδικά για τον δημόσιο φορέα, η έννοια της επικοινωνίας επαγγελματικού χαρακτήρα, σύμφωνα με το άρθρο 4 παρ. 3 ν. 3471/2006, πρέπει να ερμηνευθεί μόνο ως επικοινωνία η οποία αφορά αυστηρά σε ζητήματα αρμοδιότητας του φορέα αυτού. Σε κάθε περίπτωση, κρίσιμος παράγοντας για τη νομιμότητα καταγραφής μιας τηλεφωνικής συνδιάλεξης είναι το κατά πόσο είναι απαραίτητη η απόδειξη του γεγονότος ότι η συνδιάλεξη αυτή πραγματοποιήθηκε. Στην περίπτωση νοσοκομείου είναι επιτρεπτή η καταγραφή επικοινωνιών που σχετίζονται με την παροχή υπηρεσιών υγείας, όπως π.χ. οι εισερχόμενες κλήσεις της γραμματείας των εξωτερικών ιατρείων, ενώ, όσον αφορά στις λοιπές κλήσεις, τυχόν καταγραφή θα πρέπει να περιορίζεται σε κλήσεις οι οποίες είναι απαραίτητο να αποδεικνύονται για παρόμοιο σκοπό.

 

Παροχή υπηρεσιών εικονικού τηλεφωνικού κέντρου για καταγραφή τηλεφωνικών συνδιαλέξεων

Εταιρεία, η οποία παρέχει υπηρεσία εικονικού τηλεφωνικού κέντρου αποτελεί εκτελούντα την επεξεργασία, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 εδ. 8) του ΓΚΠΔ, διότι επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας (του συνδρομητή της υπηρεσίας, εν προκειμένω) κατόπιν δικού του αιτήματος και κατόπιν υπογραφής σχετικής σύμβασης. Ο εκάστοτε πελάτης της εταιρείας αυτής αποτελεί υπεύθυνο επεξεργασίας, με βάση τον ορισμό του άρθρου 4 εδ. 7) του ΓΚΠΔ, για το αρχείο των καταγεγραμμένων κλήσεων που θα πραγματοποιούνται με χρήση της υπηρεσίας εικονικού τηλεφωνικού κέντρου που παρέχει η εταιρεία, αφού είναι αυτός που καθορίζει τον σκοπό και τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Η υποχρέωση τήρησης των προϋποθέσεων νομιμότητας της καταγραφής συνδιαλέξεων και των συναφών δεδομένων κίνησης βαρύνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας.